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青岛精工伟达科技有限公司

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客房管理软件

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发布时间:2007-12-5

      
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如何进入及退出酒店管理系统
§1.1.进入系统
一般系统管理员在你使用的电脑中,已预先安装了你可使用的酒店管理软件。如你要进入系统,只须双击桌面相应的图标即可。在界面左下角有进度条显示程序启动状态。(注:如果进度条停止在40%达5分钟以上,则可能为数据库连接等设置不正确,请通知网络管理员解决)
酒店管理系统正常启动后,屏幕出现登录对话框,验证用户身份.

如你输入正确的工号和口令后即成功地登录到该系统中了。

§1.2. 交接班、退出及关机
一般情况下,操作员平时不必也不允许任意开、关机,遇到特殊情况应请系统管理员来处理。
交接班时可以在程序菜单中的【文档】→【系统登录】功能来更换操作员,而不需要退出程序。
如确需关机(如宾馆要停电时,后台部门正常下班等),可选择【文档】→【退出系统】功能或直接点击工具来上的退出图标,再关闭Windows操作系统,切断电脑主机和显示器电源,即是正常的关机过程。

§1.3. 其它应注意的问题
当您下班或离开岗位时,为防止他人使用你的工号操作本系统而造成不必要的麻烦,建议你选择【文档】→【系统登录】

第二节 系统常用操作

为了操作方便,系统中很多操作按钮没有加文字说明,现将常用的一些按扭说明如下:

§2.1.主窗体工具栏按钮

从左到右依次为:
1. 实时房态显示
2. 分类房态显示
3. 散客预定
4. 散客接待
5. 散客查询
6. 帐务处理
7. 退出系统

§2.2.帐务处理主窗体工具栏按钮

从左到右依次为:
1.转账设定 快捷键:F1
2.交付押金 快捷键:F2
3.取消帐项 快捷键:F3
4.记账操作 快捷键:F4
5.冲减调整 快捷键:F5
6.折扣 快捷键:F6
7.选项转账 快捷键:F7
8.选项结算 快捷键:F8
9.打印账单 快捷键:F9
10.通话话单 快捷键:F10
11.备注发票 快捷键:F11

§2.3.常用操作
回车键(Enter):一般为确认或焦点下移。
制表键(Tab): 系统默认Tab键焦点下移,你可以在每个窗体中按Tab键切换点。
退出键(Esc): 通常情况下在一个窗体中Esc键可直接退出。
快捷键: 系统中的菜单和多数按钮都有快捷方式,在菜单或按钮的名称中带下划线的字母或数字为其快捷方式。如图(2-3)

其中‘0’即是此按钮快捷方式,只要光标不再一可输入的编辑框中即可直接点击键盘上的‘0’键来触发此按钮,否则可以按住‘Alt’键,再同时按下快捷键,也可以触发此按钮。


第三节 系统一般概念

要掌握精工伟达酒店管理系统,首先必须领会该系统的一些基本概念,如帐号、楼号、房类、房号、散客、团队、协议账户、临时账户等。

§3.1.关于帐号
帐号是客人帐单的计算机代号,它由计算机自动产生。本系统有许多种帐号,如散客帐号、团体帐号、团体成员帐号、宾馆工作帐号、AR帐号、历史档案帐号、临时账号等.。〕

§3.2.房间类型
精工酒店管理系统允许每种房间类型使用两位数字来表示。团体成员在预订登记前须做预留房(Block and Pickup);如果是预订,房类不能为空;如果是登记,房类可以为空,等输入房号后系统将自动设置。在整个系统中,房类涉及以下概念和功能:
1.显示房类清单
该功能也称查询房类清单(Type Inventory),它显示从今天以后的各种房类的使用情况。房类可用清单对预订很重要。要使房类数准确的关键是要客人的离开日期准确。例如,客人续住时须在电脑中相应修改他的离开日期。本房类清单中,分别反映了某日某种房类的可售房数和当前的出租、预定情况及出租率。

§3.3.房间信息
本系统用三至四位数字表示一房间号码。一般情况下,房号前两位为楼层号,后两位为实际房间号。对登记,输入房间号码就是分房,因此房号不能为空。对预订,输入房号相当于预先分房,因此可以不输入\跳过。在整个系统中,房间信息涉及以下概念和功能:

在实时房态表中可完成下面的操作:
①将光标指到与房号对应的图标上,单击鼠标右键,即可快速地对该房进行散客登记、散客预订、查看房情操作,具体参见以后章节。
②当鼠标停留在—在住的房间时,系统会自动显示该房间客人的简单信息。
③双击某一房间,可修改房态。
④将光标指向与房号对应的房号上,拖动鼠标到另一房间图标上可完成换房。
⑤屏幕下方显示每一种房态的实际房数及占总房数的百分比,而在住房所占的百分比即为当时的实时出租率;

§3.4.主单状态
主单状态反映一个客人的信息在饭店中所处的状态,本系统主要以下几种状态:
R 预订状态
I 当前在住的客人
O 当前已结帐的客人
D 已被取消的预订
N 应到未到的预订
S 当前未结退房的客人

第四节 预订接待系统

§4.1 散客操作
本系统所指的散客是一般零星客人、长住户(写字间)、散客团体成员等客人的总称。散客最基本的操作就是散客的预订和登记,分别对应于本系统主菜单中的“散客”功能。

一. 有关入住登记 1.普通散客的登记。
1.主要有二种方种:
(1)执行‘前台接待’ → ‘散客直接登记’;
(2)直接从房态表上进行操作,把鼠标指向某一房间,然后单击工具栏上的入住登记按钮。
第(2)种方法是系统建议的方法,因为它比较直观且快捷。

2.怎样才算是完整的登记单,完整的登记单信息应包含二部分信息:
(1)有关主单信息:主要反映客人房间的主要信息。下面分别进行解释:
“房间类型”:房间的类型,必须输入。
“房号”:客人入住的房间号。
“到步日期”:客人的到店日期。
“天数”:客人要在酒店过夜的夜数。
“房价类别”:酒店事先设定的房价计划。
“类别”:客人的类别,有散客、团队成员、长包、写字间四种。
“旅行社”:如果客人为旅行社客人,可在此按下拉按钮选取旅行社,以便统计旅行社客人的住店次数。
“公司”:如果客人为协议公司的客人,可在此按下拉按钮选公司,以便统计公司的入住人数。
“结算方式”:客人的付款方式代码,如现金,支票等。
“信用卡”:若客人为信用卡结帐,此处可输入客人的信用卡号。
“有效期”:信用卡的有效期。
“成人数”: 本主单住宿的人员数目。
“预定类型”:客房预定的种类。如公司预定、无保证定房(房间保留到下行6点为止)、保证定房。
“市场代码”:客人的市场类型。
“客源代码”:客人的来源。
“预定方式”:客人的预定方式,如电话、传真等。
“授权金额”:客人的挂帐限额。

(2)有关客人信息
“0.姓名”:客人的姓名;若输入的姓名在特别提醒档案或客史档案中出现,系统自动将在屏幕中显示提醒档案或客史档案信息,以便操作员确认。
“证件类别”:各类证件的代码,如身份证、护照等。
“证件号码”:证件的号码,系统将按输入的证件号码自动在历史档案中寻找,若找到相同证件者,系统自动提示操作员确认他是否为回头客(相同的客人)。若是回头客,系统自动将在幕中显示提醒档案或客史档案信息,以便操作员确认。

§4.2 团队操作

一个完整的团体信息应包含四个部分:团体信息主单、预留房信息、团体成员信息和团体付款码定义。 一.新建—团体预订单 下面我们以一个简单的实例来详细介绍预订的整个过程,例:假日HK-001团,人数为10人加,预订标准房6间。
1.团体主单信息  选择“前台预定”中的“团体预订”,用于记录团体的名称、到达日期、离开日期、团体人数、结算货币、国籍等基本信息。

团体主单的格式许多与散客主单一样,具体栏目的含义请查阅上一节。
2.预留房信息
预留房信息反映团体各种房类的订房情况,她是饭店管理团体房间的一个重要手段。无论是预订团体,还是直接登记的团体都须包括此信息,即成员分房以前都须先作预留房功能保留相应数目的房数。预留房信息包括预订房数(Block)和已分配房数(Pickup)。只要输入了一个房间的团体成员名单,不论是否真正已经分配了具体的房号,均算已分配,即已分配数加一。

4.成员信息
双击创建成员按钮,便创建了团队成员。团体成员的许多信息,例如到日、离日、国籍等,一般情况下和团体主单一致,系统将直接取用主单的信息而不必再输入。当然,操作员也可修改这些信息,例如当团体成员的到日或离日与团体主单不一致时,就得修改该团成员的到日或离日。
如果团体成员的房间号已经确定,我们可以为每一位成员分房,排房是一件繁琐且细致的操作,目前系统提供二种排房方式:自动排房和手工排房。

(1)自动排房。用鼠标拖动成员列表中的成员到某一房间房标上便为成员分配了房间。
(2)手工排房。你可以手工输入房号快速的分房。

5.团体付费
团体付款定义决定团体应为所有团体成员付哪些款项。例如,如果定义了“国内直拨电话”付款码,则所有团体成员的国内长途电话费用将自动转到团体主帐上而由团体统一结算;若定义了“团体付房租”,则成员的房费将由团体统一支付。注意:团体就餐的费用可直接记到团体帐上,若定义了“就餐费用码”,团体成员独自到餐厅就餐的费用也将自动转到团体主单上!
在团体操作集成环境中单击“团队支付”标签页,可用鼠标单击某一项费用拖至团队付费列表中即完成了付费的定义。

二.登记—团体.先通过团队预定建立一团队主单,再找到该团体主单(团体主单须为有效的预订),且今天必须是团体预计到达日期(否则先修改他的到达日期)。在团队预定集成界面中,单击“成员列表”标签,单击“入住登记”,便完成了团队的登记。

§4.3 协议帐户

协议帐用于记录旅行社、合同户和其他客户的应收帐务管理。

第五节 帐务系统

从接受客人预订给客人分配一个帐号开始,该帐号的帐务活动就可能发生了。如收到客人交的预订金,就发生了预订金业务,需用系统的“交付押金”功能在电脑中输入这笔业务(交易)。实际上,一个饭店的帐务活动是相当复杂的,也是完全随机的。中班处理的可能大多是预收定金业务,处理起来可能较从容,然而早班接待的完全可能是些退房客人,那你速度就得快些了;今天处理的可能是一些比较正常的交易,相对较简单,明天完全可能碰到预定取消客人,就得正确处理好预定取消业务;这个月处理的可能都是些散客业务,下个月完全可能碰到许多长包房结帐客人,就得精通系统的“部分结帐”功能,才能应付自如。所以总台收银员工要做的有两件事,一是尽量熟悉饭店的帐务处理业务,二是需要知道什么样的业务需用系统什么样的功能来完成,因此需把功能与相应的业务有机地联系起来。
帐务审核系统主要由帐务处理、交班报表、信息查询、夜间审核、报表系统等部分组成。

§5.1 散客帐务
本系统所指的散客是一般零星客人、长住户、散客团成员等客人的总称。在帐务审核系统中,散客的帐务处理是基础,团队帐务、后台应收帐的处理方法基本与散客帐务处理相同。所以本节的内容是帐务审核的重点,只有完全掌握散客帐务处理的所有操作,你才能成为一个合格的前台收银员。

§5.2团队帐务处理

 团体的账务相对散客帐务处理要复杂一些,因为团体帐务是由二个部分组成,团体公费部分和团体成员自费部分,也即我们系统内的团体主单和团体成员主单。团体的结帐过程首先必须把每一个属于该团队的成员帐结清也即成员主单状态由‘I’→‘O’状态,最后才能结团体主单。只要有一位成员还在住,就不能为团队主单结帐。但有许多基础操作是与上一节一样的,所以本节主要讲述团队帐务处理中不同的部分。

§5.3 后台帐务(协议帐户)

 后台应收帐通常是指与饭店签有协议、允许挂帐、定期结帐的单位的应收帐款,我们在系统中给每一个挂帐的单位设置一个协议帐号。这样,各协议单位在饭店里所有营业点的费用都可以转到相应的AR帐上,以便定期进行统一结算。

应收帐务处理
执行‘前台收银’→‘住客帐务处理’,屏幕弹出一宾客列表窗口,单击帐单可单开应收入帐户帐务信息,其中显示的内容与散客帐务信息基本一致,通过结帐操作可以使就收帐的状态就由“I”→“O”,并最终进入历史档案。

§5.4 夜间稽核

 饭店在一天的营业过程中,进行着各种各样的营业活动,同时也在电脑中记录了各项交易。在饭店的一天营业结束后,对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表,并为下一天的营业做好准备,这就是夜间稽核要做的事情。具体的工作包括核对房态,核对房价,审核各营业点的帐务等。整个工作流程将随着每个饭店的管理要求而不同(这不是我们讨论的范畴)。下面我们来讨论在电脑上完成夜间稽核所需的步骤,她主要可分三步:审核帐务、夜间稽核和报表打印。

第六节 系统主要报表

§6.1 预定接待相关

1、客人报表:[稽核系统]-[报表打印]-[在店客人报表],查询打印当日预定、预低、入住、离店、预离客人报表。预低和预离均可以选择日期查询。
2、团队报表:[稽核系统]-[报表打印]-[团队报表],查询打印本日团队及其成员

§6.2 房态相关
1、房态报表:[稽核系统]-[报表打印]-[客房房态报表],查询打印当时房态情况

§6.3 帐务相关
1、详细帐项报表(本班)(全部):[前台收银]-[报表打印] 分类查询打印本班(本班)或本日(全部)记账明细。
2、杂项输入报表:[前台收银]-[报表打印] 可以选择日期查询记账明细。
3、详细付款方式报表(本班)(全部):[前台收银]-[报表打印] 分类查询打印本班(本班)或本日(全部)付款明细。
4、付款方式报表:[前台收银]-[报表打印] 可以选择日期查询付款明细。
5、交班审核表:[前台收银]-[报表打印] 打印交班时交班审核表。此费用含本班发生的所有记账和结算费用(不管是否离店)。
6、全天审核表:[前台收银]-[报表打印] 结束营业时打印全天审核表。此费用含全天发生的所有记账和结算费用(不管是否离店)。
7、本班离店收银报表:[前台收银]-[报表打印] 打印本班离店收银报表。此费用仅含本班离店客人的累计记账和累计结算费用。
8、本班离店收银报表:[前台收银]-[报表打印] 打印本班离店收银报表。此费用仅含本班离店客人的累计记账和累计结算费用。
9、全天离店收银报表:[前台收银]-[报表打印] 打印全天离店收银报表。此费用仅含全天离店客人的累计记账和累计结算费用。
10、本班选项结算报表:[前台收银]-[报表打印] 打印本班选项结算明细。
11、全天选项结算报表:[前台收银]-[报表打印] 打印全天选项结算明细。
注:全天离店收银报表和全天选项结算报表的合计应该为本日的实际收入。

§6.4 综合
1、离店客人汇总:查询一段时间离店客人情况
2、营业收入分析:查询一段时间商品等销售汇总情况
3、营业状况分析:综合营业状况报表(一般根据酒店的要求设计,作为晨报使用)

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